2025年6月25日 星期三

通訊錄設定

昨日看新舊檔案資料各901個客戶,今天怎麼舊檔又少了一個,再花了些時間比對一下,沒錯呀。仔細一看,原來是「內服」檔的計數公式少框了一個欄位。就因為這個欄位,重新花了半個多小時處理,有些冤枉,「外用」前些比對時刪除了幾個完全一樣的重覆檔及最近廢止的。今天(6/25)的起啟值,「內服」「外用」都是901個客戶。

今日又來了不少的客戶,連收文大姐都覺得我生意好起來了。

趁著空檔,看一下「公文的使用說明檔」找到了通訊錄設定

1、函(稿)文「左上角」,找到住持符號「𓃑」,就可以開啟設定。另在功能表最後的「公文製作/公文製作管理/我的通訊錄」也有。
2、有兩個選項。「通訊錄」「個人設定」。選「通訊錄」
3、有三個選項。前兩個可以匯入、新增,最後一個可以搜尋。
4、試試「群組」的匯入。
5、下載Excel的範本,依範本填入資料。
6、填好上傳一直無法成功,原來是沒填「交換方式」,就是基本的四個要填「群組名稱」「機關名稱」「地址」「交換方式」。
7、填好存檔時還要另存成csv、或txt檔,也忘。最後想到存成csv,成功就多出一個「個人」群組別。
8、如此在發文的「正本」「副本」就可以勾選「常用通訊錄」。
9、點「個人群組」會看到自己建的群組。直接打在受文者名稱,就會出現。
10、可在列表中點選群組,若是群組,就會問是否列出,列出,就是一堆。




2025年6月24日 星期二

紙本電腦檔都整理好。再來?

紙本電腦檔都整理好。再來?
以今天(6/24)算一個月時間,紙本文件整理好了,電腦內的檔案也都對照完成。
接下來是什麼?承辦公文吧。怕忘記就要寫筆記、紀要。讓大家都懂得的紀要(如圖)。

早上,接到有來詢問跨區申辦的,帶他下載說明並請他提供一式兩份的申請書文件,對方看到表格時,有提到寫得很清楚。可見李兄是善於歸納經歷者。




2025年6月23日 星期一

關掉工地的總開關

昨日(6/22)從教室回家路途到工地走一趟,將冰箱東西帶走,並將總開關的電源關閉。來的次數已不多還是關閉電源避免有其他意料之外的事發生,況這兒往來的蟲子多,還是小心為妙。

周末和老婆商量過,早餐多煮些帶著午餐來吃,來回兩地有時還下雨不方便!也就照此實行的來試試看。

早上接到書局來電,說之前預訂的文件夾到貨。也就半小時的事,下午就找了個時間將其領回。將設施的文件從舊夾中取出並分類至新夾,也算是將文件整理完成了。放文件的鐵櫃,看來要滿了,還有一個空的,再來擦拭排放吧!

跨區再比對兩個資料檔,舊檔有完全相同的重覆資料,刪除後再比對,還是差1個。數,是該求精準;量,就是求也無法精準的。況,九百多筆還未到一千筆,再看看。

今日電子公文及紙本公文少,算來是有時間處理的。


2025年6月21日 星期六

又是回憶的時刻。關於資訊管理員MIS

寫到關於資訊,又勾起了我的回憶。

大三電腦就開始興起,利用DOS系統交過作業,大四也存錢買了一套四萬多元的裝備win 3.1 到95、98、xp。數學學完對電腦算是略懂。到職訓程設時遇到了老婆,也被師長說有領到老婆就不用領獎狀。

結訓後到不少地方面試,在台北縣也曾在老婆家附近的公家機關面試MIS,約在(民86、87年吧)。面試官坐的是一整排的長官,因為「千禧年」的關係,也需要擴增人員而招募。

公家機關,結果當然是陪人走一遭。

事後,岳父還請老婆傳話,怎麼沒有讓他知道我有到這兒應徵,我沒和任何人說過,只在事後有和老婆談到過程,岳父因家庭關係也少和老婆這聯繫。只是,他是怎麼知道這訊息的,我也不知。事先知道的話,想來,是要做些動作吧!







2025年6月20日 星期五

沒有好的規劃費時費力費工

今日(6/20)本想將昨日的「跨區」作業完成,以為還蠻簡單的,結果到下班時,也才完成一半。這比對的工作,自紙本到電腦是過渡期,只是使用電腦如此長的時間,不利用電腦來處理,就是費時費工與費力之事,不止沒有效率,而且還浪費時間,應該說是浪費生命。

這跨區是「中央」要做的事,也只有它能提供使用的設計界面,因為它匯集整合了所有資料,管理所有的區域。不是中央的工作,又是誰的工作。其實也不難,對資訊本科的同學算是小事一件。

不要說我只是評批,就以Excel為例來說說「資料庫」如何做吧!當然網路上的資料庫也相同。

網路可以查到;

Excel 橫向共有16,384 欄。Excel 縱向共有 1,048,576 列。 這是自Excel 2007 版本以來,工作表的最大列數。 舊版本的Excel (例如Excel 97-2003) 的列數限制為65,536。
也就是,Excel 中的工作表有固定的列和欄數量,分別為1,048,576 列和16,384 欄。

以橫向的欄來說,A、B、…就到Z來說,26欄,相較於軟體提供的16,384 欄,算少的吧!

1、基本資料。用到10欄算多的吧!再加到10個20個也都還好。輸入這是各區承辦者的工作。也就是客戶在該區申請核可後建立的資料,沒話說。

2、跨區,這是甲區核可後,才能到乙區申請的,乙區通過再知會甲區。所以,甲區的權限就是瀏覽,也不用去編輯資料,如此看來甲區要掌握客戶到那些其他區申請,操作權在乙區。所以,客戶申請跨區後,給乙區一個乙區核取勾選的動作,不就好了。

也就是在甲區建立基本資料時,其實就有了除了自己外其他所有區域的勾選欄可以設定勾選欄對甲區是唯讀的,對其他的區域是允許的。乙區只顯示乙區的勾選欄,勾選欄就是「ON」「OFF」。乙區選完之後,甲區是可以查看到且是唯讀可見不可以編輯的,只在基本資料整筆刪除或是歇廢時給與權限隱藏。以程式碼來說就一個邏輯值「AND」可以做分別,以此來決定是否有權限。就兩個「頁籤」「頁面」就行。

早期的「入口網站」登入來編輯,「查詢」則不用登入就可以看到。

所以,當乙區在操作勾選或查詢,可以看到甲區的資料,表示它是營業中的,看不到就是歇廢。而要看所有跨乙區的客戶,利用「勾選」欄為「索引值」不就全有了。想要看到自己區域的也可以看到。

換句話說,
甲區建立了基本資料,就是給了其他各個區域的方便。
給了其他區域的方便,也就給了自己方便。

像不像是「長勺寓言」「長柄湯匙的寓言」「天堂與地獄的宴席」的圖片、影片一般。