「詞庫」設定。及「承辦公文登記簿」報表

點看了系統中的各項功能，發現「詞庫」有兩種

一、功能表「維護」下有「詞庫維護」(圖一)；
二、功能表「公文製作」下「公文製作管理」/「個人設定」下也有「詞庫設定」(圖二)

兩個都是「詞庫」看來使用的需求不同，就各自設定不同的地方。

找了一陣子才瞭解。
「一」我是用不到，那是創稿、創簽要用的。
「二」倒是好用，尤其是「便簽」時，只要輸入詞句在「本文」，再選最右邊的「詞庫」圖示，就可以選擇想要輸入的文字，再行修改即可。還有另一類別是「簽核意見」是在傳送或歸檔會出現「意見」時的欄位中可以加入。這，我也不會用到。

圖一

圖二

再來，就是功能表「報表」的功能中有「承辦公文登記簿」的功能，這和發文時要紙本登記的「承辦案件登記簿」是一樣的，而且更詳細。對於查驗辦過的公文是便利的，每個月月底來存一次好了。

通訊錄設定

昨日看新舊檔案資料各901個客戶，今天怎麼舊檔又少了一個，再花了些時間比對一下，沒錯呀。仔細一看，原來是「內服」檔的計數公式少框了一個欄位。就因為這個欄位，重新花了半個多小時處理，有些冤枉，「外用」前些比對時刪除了幾個完全一樣的重覆檔及最近廢止的。今天(6/25)的起啟值，「內服」「外用」都是901個客戶。

今日又來了不少的客戶，連收文大姐都覺得我生意好起來了。

趁著空檔，看一下「公文的使用說明檔」找到了通訊錄設定

1、函(稿)文「左上角」，找到住持符號「𓃑」，就可以開啟設定。另在功能表最後的「公文製作/公文製作管理/我的通訊錄」也有。
2、有兩個選項。「通訊錄」「個人設定」。選「通訊錄」
3、有三個選項。前兩個可以匯入、新增，最後一個可以搜尋。
4、試試「群組」的匯入。
5、下載Excel的範本，依範本填入資料。
6、填好上傳一直無法成功，原來是沒填「交換方式」，就是基本的四個要填「群組名稱」「機關名稱」「地址」「交換方式」。
7、填好存檔時還要另存成csv、或txt檔，也忘。最後想到存成csv，成功就多出一個「個人」群組別。
8、如此在發文的「正本」「副本」就可以勾選「常用通訊錄」。
9、點「個人群組」會看到自己建的群組。直接打在受文者名稱，就會出現。
10、可在列表中點選群組，若是群組，就會問是否列出，列出，就是一堆。

紙本電腦檔都整理好。再來？

紙本電腦檔都整理好。再來？
以今天(6/24)算一個月時間，紙本文件整理好了，電腦內的檔案也都對照完成。
接下來是什麼？承辦公文吧。怕忘記就要寫筆記、紀要。讓大家都懂得的紀要(如圖)。

早上，接到有來詢問跨區申辦的，帶他下載說明並請他提供一式兩份的申請書文件，對方看到表格時，有提到寫得很清楚。可見李兄是善於歸納經歷者。

關掉工地的總開關

昨日(6/22)從教室回家路途到工地走一趟，將冰箱東西帶走，並將總開關的電源關閉。來的次數已不多還是關閉電源避免有其他意料之外的事發生，況這兒往來的蟲子多，還是小心為妙。

周末和老婆商量過，早餐多煮些帶著午餐來吃，來回兩地有時還下雨不方便！也就照此實行的來試試看。

早上接到書局來電，說之前預訂的文件夾到貨。也就半小時的事，下午就找了個時間將其領回。將設施的文件從舊夾中取出並分類至新夾，也算是將文件整理完成了。放文件的鐵櫃，看來要滿了，還有一個空的，再來擦拭排放吧！

跨區再比對兩個資料檔，舊檔有完全相同的重覆資料，刪除後再比對，還是差1個。數，是該求精準；量，就是求也無法精準的。況，九百多筆還未到一千筆，再看看。

今日電子公文及紙本公文少，算來是有時間處理的。

又是回憶的時刻。關於資訊管理員MIS

寫到關於資訊，又勾起了我的回憶。

大三電腦就開始興起，利用DOS系統交過作業，大四也存錢買了一套四萬多元的裝備win 3.1 到95、98、xp。數學學完對電腦算是略懂。到職訓程設時遇到了老婆，也被師長說有領到老婆就不用領獎狀。

結訓後到不少地方面試，在台北縣也曾在老婆家附近的公家機關面試MIS，約在(民86、87年吧)。面試官坐的是一整排的長官，因為「千禧年」的關係，也需要擴增人員而招募。

公家機關，結果當然是陪人走一遭。

事後，岳父還請老婆傳話，怎麼沒有讓他知道我有到這兒應徵，我沒和任何人說過，只在事後有和老婆談到過程，岳父因家庭關係也少和老婆這聯繫。只是，他是怎麼知道這訊息的，我也不知。事先知道的話，想來，是要做些動作吧！