處理公文一年的心得

去年約略此時5/28~7/1日，漸漸的將室外工作分一半，時間也就一半在辦公室。辦公室的時間基本就是在處理公文。也就是長官覺得我八零年代大學生，看得起我要我進辦公室幫忙。雖與我最初退休養老可以多陪陪長輩孩兒的想法有些許不同，但也能不帶公事回家，也就接受。接受就努力做好。

回想一下檢討檢討

一、瞭解業務的基本功

我常用的就是早期的土法煉鋼，也就是從最基本的整理開始，記得那時整理公文，分類、歸檔、貼標籤、打孔、…並對照紙本與電腦資料檔，從這知道了不少工作的內容。也知道相關公文繕寫的方式。對於業務相關是最快的。

二、法律是必備工具

依法執行，最重要的是法律，對於法律條文要知悉，至少要會查詢。我的作法是自己將有用到的條文集中在一個Word檔案內，就如同一本書一樣，查詢只要打關鍵字就能搜尋到相關條文。這比起內政部114年新發的書內容還多，也能自己添加想要的內容。殯葬管理條例、商業登記法(商業登記申請辦法、商業登記規費收費準則)、加值型及非加值型營業稅法(稅籍登記規則)、…再者建築法、個資法等。

在多個法律的規範下，還要有「中央法規標準法」來訂定先後順序，例：其 

第十六條 法規對其他法規所規定之同一事項而為特別之規定者，應優先適用之。其他法規修正後，仍應優先適用。

也就是「特別法優先於普通法」。就殯葬管理條例、商業登記法、加值型及非加值型營業稅法三者而言。殯葬管理條例就是特別法，其餘兩者就是普通法。

而三者關於「申請、變更、停業、復業、歇業、廢止」這六個項目，以殯葬管理條例中有五項「申請、變更、停業、復業、廢止」就該優先使用殯葬管理條例，而歇業在殯葬管理條例中並未顯示此名詞，也就不在其權責之中，故歇業就回歸普通法使用商業登記法、加值型及非加值型營業稅法兩者。如此，也就不會有衝突。

公家機關在執行時會產生衝突及矛盾，就是不遵守這些原則，最後產生了這兒停業那兒不知、那兒停業過久違法反令其他單位有怠忽職守的狀況、或是業者既是營業又是廢止的矛盾狀況。

三、對象要明確

殯葬管理條例，對象就是業者公司、商號中的營業項目有JZ99151這項，才列為被管理者，也就是如此才符合身分，沒有這項就不是，也無權管理。

(一)、義務：
因為這些人民申請了這公司商號就有不同的身分，對消費者就有責任。公家機關既然是管理，那就是以輔導其合於理法、合於法律、以盡其遵守法律的義務，

(二)、權利：
而其此身分的權益及權利可以在「同業公會」中為其爭取。亦可在人民、業者兩者身分中去爭取權利，當然都不可以是「利己損人」的事。

四、簡單的事不變複雜

管理是少數人要處理多數人的事。將複雜的事變簡單，如同多數與少數，以對映的關係來看也是數學的基本能力，歸納的能力。處事若是將簡單的事變複雜，在時間的角度來看必然是無法管理眾人的事。

輔助工具及能力就重要了，自己做筆記、查詢能力、電腦能力、…等。

五、解決事情的能力

數學就是在學習解決事情的能力，這是之前在教學時想要教會學生的。以人而言，必有事、有事必有人事，如何破題解題，不是一次就能解決，嘗試各種方式的解法「法輪常轉」為的就是解決問題，或有一時無解的挫折，避開就好。能力，就是於此累積而來的。

有些是底層無法解決的事，反應讓上級上層的人員知悉才有可能解決。若不反應，問題永遠存在，根本無法解決。因為只有做過、處理過的人員才清楚執行後可行與不可行的問題。反應回饋是變成更好的先決條件。

結論

努力將事情處理好，即使結果不盡人意，過程總是會有收穫。

自勉之