走過不止留下足跡

看紀錄本中5/29發第一份公文，以5/26開始計算。算是三周吧！除了發公文外，也整理了以往分散的資料。如5/28日所想的「工作整理想做的事」做法。

管理就是另一回事。
管理公司行號的基本資料，多家廠商開發很多軟體。單純的基本資料是簡單的即使客戶多也是簡單的，變更變動多的的客戶就麻煩、更改過的紀錄要留存、顯示時要最新的資料，這對電腦處理來說都不算難。以「資料庫」來管理也方便(註)，然而，在限制多的地方，也就難無法處理。再者，先前的人員離開了，接下來的人不懂，也就前功盡棄。

使用普及廣為大家熟知的輔助工具，就是做「功德」。也是前人的腳步足跡。教育如此、筆記如此、文章如此、工作態度亦如此。回想那時組長工作一年的資料燒成4.6GB的光碟在離開職位後仍被索取使用，至今仍留存，甚幸。不用以為自己多厲害無可替代，即使偉人走了也不見地球停止運轉，自恃甚高是危險的事。

留下「說明書」，就是這麼回事，讓大家都可以正常來運作。

就目前處理的來說說吧！

Access是Ms Office的資料庫軟體，直接使用其實也方便，只是維護就對不熟悉的人有困難，若要計算些什麼仍要與其他的配合。所以就用Excel了。

Excel可以當成資料庫來用，只是數量多就複雜。
所以，我
1、建一個「L000索引檔」這就是所謂的「基本資料」檔
2、同資料夾中，對於每個客戶建一個檔案。用L001~L999順序數字加上「名稱」來建立。到999算多的了。特別的有幾個LM01~LM99，到99也算多的。若真的不夠，以英文字母加上也可以增加不少。這數字與紙本是配合的，可以用來找到紙本的資料。
3、在「L000索引檔」的基本資料後加上「索引」的標題欄目，也就是可以利用基本資料的這個索引超連結到客戶的檔案。而客戶的檔案記錄的就客戶的起始及變動過程。

如此也算簡單。
新來的就增加一個檔案，並在索引檔上加資料。
只是有變動時，還是要逐個修正。

無法加上變更部分後，紀錄增加一筆，基本資料也變成最新的。

或在處理過程，會有新的想法。

註：
最簡單的方式，就是統一於「中央機構」輸入基本資料在資料庫中，其他「地方」只要和「統一發票」一樣，資料與中央機構連接來讀取抓取，不會做重覆的事，沒有多餘的人工浪費。維護也簡單，只是「數位部」花了如此多的錢，若只在美觀上處理，那就不值了！